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Les principales particularités de la facturation électronique

Article publié le lundi 9 janvier 2023 dans la catégorie Coaching.

L’avènement de diverses directives européennes (2010) et françaises (2013), dont le but est de faire la promotion et la simplification des échanges de la facture, a accentué le processus vers une facturation électronique dématérialisée fiscalement.  L’objectif de la facturation électronique est de générer un document de facturation standard grâce à des données crédibles qui proviennent des logiciels financiers des unités publiques et des entreprises. Le document doit garder une traçabilité et une incorruptibilité indiscutable. C’est une démarche très économique pour une entreprise,   car elle lui permet de se diriger vers le zéro-papier. La signature électronique et l’archivage constituent des paramètres essentiels pour un complément de la piste d’audit. Ce guide vous propose les différentes spécificités de la facturation électronique.

Qu’est-ce que la facture électronique ?

Encadrée par les droits français et européen, la facturation électronique représente, selon le code général des impôts, une ou plusieurs factures, dont la création, la transmission, la réception et l’archivage se font de manière électronique. Vous pouvez cliquer sur jlogiciels.fr pour avoir plus de détails sur la facture électronique.

Elle se définit aussi par son contenu et son contenant. Le contenu est constitué des mentions et des informations obligatoires, tandis que le contenant est un fichier électronique. Tout comme les factures papiers habituelles, les informations obligatoires devant figurer dans la facture électronique sont : les identités de l’acheteur et du vendeur, la date, les prix HT et TTC, etc.

En ce qui concerne le contenant, il peut être sous forme de fichier structuré qui respecte les règles d’échanges de données informatisées (EDI) établies par l’autorité fiscale. Il peut être également sous forme de fichier non structuré et non modifiable (habituellement en PDF). Il peut s’agir aussi d’un fichier combiné qui incorpore les données structurées pouvant être exploitées directement par la machine, dans un document non structuré qui est plus lisible pour l’homme.

Facturation électronique : un bouleversement dans le monde de l’entreprise

L’utilisation des factures électroniques constituera un véritable avantage pour toutes les entreprises. Cela aussi a un impact sur les différentes activités dans le domaine de la santé, surtout chez les thérapeutes. Les principaux avantages relatifs à l’utilisation de la facture électronique par les entreprises sont :

  • une excellente productivité en matière de gestion administrative : les factures transitent auprès de l’administration fiscale et les données de la facture arrivent dans les systèmes d’informations de manière automatique ;
  • la réduction du coût relatif à la facture : selon le Ministère de l’Économie, de l’Industrie et du Numérique, le coût de traitement d’une facture est comprise entre 14 et 20 €. Ce coût comprend la validation, le paiement, la saisie, l’archivage et la gestion des litiges. Pour les factures électroniques, le coût moyen pourrait descendre jusqu’à 4 € ;
  • le meilleur suivi des échéances : ce qui permet une bonne gestion. Il s’agit des relances automatisées, des notifications et des alertes sur des échéances, la mise à jour des prévisions de trésorerie ;
  • une bonne relation entre les clients et les fournisseurs : ceci grâce à la transparence des statuts du cycle de vie de la facture pour les différentes parties. Par exemple, pour éviter le décalage de règlement, la facture pourra être réémise très vite en cas de refus préalable de celle-ci, etc.

La réforme en matière de facturation électronique permettra aux entreprises de développer leurs compétences  afin d’être opérationnelles en plein-temps.

Dématérialisation fiscale : passage à la facturation électronique

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont l’obligation d’envoyer leurs factures qui sont destinées au secteur public, sous forme électronique.  En France, la loi des finances de 2020 a établi l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre les entreprises assujetties à la TVA. Le cadre juridique utile à la généralisation de la facturation électronique pour les différentes transactions a été défini par L’ordonnance du 15 septembre 2021.

Les principaux objectifs de la dématérialisation des factures sont :

  • la simplification de la vie des entreprises et le renforcement de leur compétitivité via la réduction de la charge administrative, la diminution des délais de paiement et les gains de productivité ;
  • la simplification des obligations déclaratives en matière de TVA à l’aide des déclarations pré-remplies. Ce qui permettra d’avoir une nouvelle offre de services de l’administration surtout en ce qui concerne les plus petites entreprises ;
  • l’amélioration du processus de détection de la fraude au profit des entrepreneurs de bonne foi ;
  • l’amélioration de la connaissance en instant réel du métier d’entrepreneur, etc.

Cependant, dans les années à venir, pour éditer les factures, les entreprises devront utiliser des plateformes en ligne certifiées.

Mise en place de la facturation électronique : le calendrier de déploiement progressif

Pour garantir le bon fonctionnement du dispositif de facturation électronique, le processus se mettra en place de manière progressive entre 2024 et 2026. Le déploiement se fera en fonction de la taille des entreprises. Ainsi, chaque entreprise pourra s’approprier les nouvelles obligations dans les conditions optimales. L’imposition des obligations de facturation électronique se fera à partir :

  • du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis ;
  • du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises ;
  • du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire ;
  • et du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et micro entreprises.

La dématérialisation des factures représente une obligation communautaire qu’utilisent, de nos jours, plusieurs pays en Europe.

Les futurs outils de la facturation entre entreprises

En matière d’émission ou de réception d’une facture électronique d'un fournisseur, une entreprise aura le choix entre une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP) ou le portail public de facturation Chorus Pro. La PDP de l’entreprise immatriculée par l’autorité fiscale pourra être similaire à celle du fournisseur ou de plateforme distincte.

Les différents rôles d’une plateforme de dématérialisation sont : l’extraction et la transmission de diverses données de la facture à l’administration fiscale, la transmission des données de paiement pour toutes les opérations, la transmission de données de transactions ne faisant pas l’objet d’une facture électronique à l’autorité, etc.

Facturation électronique : les règles de recours

La réalisation d’une facture en format électronique nécessite l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et son excellente lisibilité. Ainsi, l’entreprise doit avoir recours à l’une des 3 méthodes que sont :

  • l’utilisation de la signature électronique ;
  • l’utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) pour la télétransmission des factures ;
  • et l’utilisation d’une solution technique différente de la signature électronique ou sous forme papier, du moment où des contrôles documentés et réguliers mis en place par l’entreprise, permettent l’établissement d’une piste d’audit crédible entre la facture reçue ou émise et la livraison de biens ou la prestation qui en est le motif.

Toutefois, les mentions et les informations dont l’indication est obligatoire sur les factures électroniques sont semblables à celles prévues pour les factures en format ordinaire.

Conservation des factures électroniques : les principales règles

En matière de conservation des factures électroniques, l’administration fiscale a prévu quelques règles essentielles. Ainsi :

  • la conservation des factures envoyées par voie électronique doit se faire sur support informatique pendant 3 ans, ensuite sur tout autre support durant les 3 années qui suivent ;
  • la conservation des factures sécurisées par signature électronique doit se faire durant 6 ans, dans leur format authentique ;
  • en ce qui concerne les factures transmises par échange de données informatisées (EDI), la conservation des informations reçues et émises doit être faite dans leur format authentique durant 6 ans, etc.

Il est important de noter qu’au niveau du droit comptable, la conservation des factures électroniques doit se faire pendant 10 ans.

En résumé, en généralisant la facture électronique, de nouvelles perspectives s’ouvrent aux gestionnaires et aux comptables d’entreprises. Cependant, le projet doit être engagé avec les collaborateurs, les clients et les fournisseurs. Ce qui permettra de tirer le maximum de profit de la réforme.




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